Hvad er et mindeværdigt møde? Her er 3 bud

Årsmøde, konference, kongres, seminar eller symposium? Der er som oftest tale om tilbagevendende begivenheder, hvor faglighed og fornøjelse går op i en højere enhed. De fleste deltagere ser frem til det, og mange ser det som lidt af en ære at komme med. Det er her, man mødes på tværs af faggrænser og inspirerer hinanden. Snakker om det, der rører sig i hverdagen. Vi har spurgt tre nøglepersoner fra møde- og konferencebyen Vejle, hvordan byen kan skabe mindeværdige oplevelser for sine gæster.

Morten Teilmann-Jørgensen
museumschef – Kongernes Jelling

Hvad er et mindeværdigt møde for dig?

Jeg skal kunne huske forskellen på de steder, jeg har været. Det er vigtigt, at jeg kan mærke, at jeg er lige netop der(?), hvor jeg er til et møde. Det kan være maden, værtskabet eller den omkringliggende natur og kultur, der gør forskellen. Det skal gerne være sådan, at du siger ”kan I huske på mødet i Vejle, at….” og ikke så gerne være ”kan i huske på mødet den 10. marts, at…” Derfor er det vigtigt, at mødestedets DNA træder frem, så du ikke er i tvivl om, hvor du er. Jeg husker ikke mange mødelokaler fra konferencer rundt omkring i landet – til gengæld står en del af de omkringliggende landskaber ret tydeligt i erindringen.

Hvordan skaber vi mindeværdige konferenceoplevelser i Vejle?

Mange gange smelter stederne sammen i erindringen, fordi mange konferencesteder ligner hinanden indefra. Derfor skal vi være endnu bedre til at bruge omgivelserne – både når stedet skal sælges til kunderne, og når mødet afholdes. Vejle er for mange stadig kun et kig ud af bilruden, når Vejle Fjord Broen passeres. Møde- og konferencestederne skal vide mere om alle de enestående natur- og kulturperler, der er i området.

Hvis du selv kunne arrangere den ultimative konference for 70 gæster i Vejle – hvad skulle den så indeholde?

Den skulle indeholde historie, som du aldrig har fået det før. I Vejleområdet kan du på kort tid nå gennem næsten 3000 års Danmarkshistorie fra bronzealderens Egtvedpige, jernalderen i Vingsted og vikingerne i Jelling. Historie er kun interessant, hvis det også har relevans i nutiden, og det er min påstand, at der ikke findes et emne på en konference, som ikke kan relateres til noget, der allerede er sket gennem de seneste 3000 år.

Morten Damgaard
chef for erhvervsservice og turisme, Vejle Kommune

Hvad er et mindeværdigt møde for dig?
Et mindeværdigt møde er et møde, hvor flere forskellige ting går op i en højere enhed:

• Det faglige indhold er relevant og på et højt niveau. Der er tænkt over hvorledes det formidles – længere indlæg, korte inspirationssessioner og breaks – enten på stedet eller ud af huset.
• Der er tænkt i møder med de andre deltagere – workshops, sociale tiltag, icebreakere osv. Det sikrer videndeling mellem deltagerne, og det styrker netværk. Og som oftest er det møde mellem mennesker, der står tilbage som det virkelig mindeværdige.
• Rammerne passer til arrangementet. Det kan være fra en rå fabrikshal til det fineste hotel. Det skal give mening og passe til form og indhold.
• Arrangørerne skal gøre sig umage – og man skal mærke dem. Det handler om det gode værtskab. Meget kan klares, hvis værtskab, nærvær og tilstedeværelse gennemsyrer et arrangement.
• Geografien skal give mening – hvorfor afholdes arrangementet lige her. Er der en særlig lokal historie, virksomhed eller personlighed, der kan bidrage til at gøre arrangementet bedre.

Hvordan skaber vi mindeværdige konferenceoplevelser i Vejle?

Først og fremmest skal vi ville det gode by-værtsskab. Det skal mærkes hos konferencestederne, og det skal mærkes i de kontakter, deltagerne har i byen og kommunen. Både i de organiserede og de spontane touch points, der opstår. Det handler om, at vi går sammen for at skabe en god oplevelse hos MeetingVejle. Kundens ”rejse” gennem Vejle skal føles naturlig og gennemtænkt. Alle vores forskellige fagligheder skal hænge sammen til kundens bedste, og vi skal turde udfordre for at bringe vores særlige kvaliteter i spil. Det er ofte det, kunden efterfølgende vil huske os for.

Derfor skal vi også fokusere på vores styrker. Hvad er Vejle gode til? Det kan være erhvervsmæssige områder som fødevarer, greentech, iværksætteri og turisme. Vi skal tiltrække arrangementer inden for disse områder og forsøge at bringe dem i spil, når vi har konferencer og events i byen. Det kan også være områder som cykling, paraidræt, arkitektur og verdensarv. Dét skal vi sammen fokusere på, når vi skaber mindeværdige oplevelser i Vejle.

Hvis du selv kunne arrangere den ultimative konference for 70 gæster i Vejle – hvad skulle den så indeholde?

Til næste forår åbner et AI Innovation House i Vejle. Jeg ville derfor bruge den ramme til at skabe en eksklusiv konference om kunstig intelligens i det nye hus. Hermed sætter vi spot på et område, som vi kommer til at beskæftige os med i Vejle. Jeg ville kombinere konferencen med nogle af vores andre styrkepositioner – og hvordan kunstig intelligens kommer til at spille en rolle her. Det kunne være inden for turisme, iværksætteri eller fødevarer. Jeg ville lade det være en kombination af faglige indlæg og ”prøv det selv” muligheder. Med 70 deltagere vil der være god mulighed for at møde hinanden og videndele på kryds og tværs.

Vi vil desuden udnytte vores kreative faciliteter i Spinderihallerne, hvor vi både kan vise teknologier i Fab Lab – men også fortælle om Vejles historie. Middagen skal være indtænkt højteknologisk og foregå på et af vores fine hoteller i midtby, langs fjorden eller i Ådalen.

Mette Ravn
adm. direktør, Vingsted – aktivt hotel og konferencecenter

Hvad er et mindeværdigt møde for dig?

Et mindeværdigt møde for mig er et møde, som har gjort indtryk. Et møde, som har skabt et positivt erindringsspor hos mig, og som lige netop er det, jeg husker fra mødet. Det er et møde, hvor enten en samtale med et andet menneske, et oplæg, en overraskelse, et særligt måltid mad, en oplevelse eller en pausesnak med et spændende og måske ukendt menneske har gjort indtryk og bliver netop det, som jeg husker fra mødet.

Hvordan skaber vi mindeværdige konferenceoplevelser i Vejle?

I Vejle har vi erfaringen med at afholde konferencer, hvor leveringssikkerheden er i top. Det betyder, at vi alle kan koncentrere os om at levere det ekstra, som gør, at vi skaber mindeværdige møder for mødeplanlæggere og konferencegæster i Vejle. At vi skaber de særegne rammer og oplevelser, så konferenceoplevelsen bliver mindeværdig.

Hvis du selv kunne arrangere den ultimative konference for 70 gæster i Vejle – hvad skulle den så indeholde?

Så ville jeg vælge en af de ni professionelle mødepartnere i MeetingVejle, som alle har kompetencerne og de gode mødesteder til at holde en vellykket konference for 70 gæster i Vejle. Alle ni partnere kan succesfyldt på hver deres måde skabe en mindeværdig konference, hvor rammerne understøtter det gode møde, og mødedeltagerne kun skal koncentrere sig om selve indholdet i mødet, fordi der er styr på alt andet.