Konferencer der er tæt på det hele

Står du og skal i gang med at planlægge en konference 2023? Der findes mange faldgruber som vi gerne vil hjælpe dig med at undgå. Derfor får du her vores guide til at arrangere en succesfuld konference.

Der er mange ender, der skal forbindes i optakten til årets store konferencer. Men fortvivl ikke! Hos DGI Huset Vejle er de særlig stærke til at samle mange mennesker. Derfor har vi i samarbejde samlet en miniguide, som skal klæde dig på til at planlægge konferencer, der efterlader indtryk hos dine gæster.

Kom ud af starthullerne – start i god tid

Start med at få udarbejdet en tjekliste fra A-Z med alt det der skal være styr på både inden, under og efter konferencen. Eksempelvis booking af lokaler, lækker forplejning, opsætning af tilmelding og den rette underholdning. Jo længere tid du venter, jo sværere kan det blive at få dine ønsker opfyldt.

For Rikke Vindbjerg, fra DGI Huset Vejle, er det vigtigt at gøre det trygt for mødeplanlæggeren og føle, at de altid har dem i ryggen. Vedkommende skal have ro til at koncentrere sig om det faglige indhold, men de sørger for at tænke rammerne igennem. For at sikre sig, at lokalet passer til ønsket for dagens faglige indhold. Derfor har de udarbejdet en værktøjskasse, så du hurtigt kan danne dig et overblik over deres tre konferencelokaler. Med kapacitet på alt fra 340 til 3.000 personer bliver det nemmere at vurdere om lokalerne bliver for store eller små.

Tid til refleksion

Der er mange løse ender, der skal mødes i planlægningen af en konference. Vi bad derfor Rikke om at give hendes tre bedste råd til når du skal i gang med at planlægge din næste konference.

1. Pas på ikke at pakke det faglige program. Altid giv dine deltagere tid til refleksion.
2. Tænk opstilling, der inviterer til gruppedrøftelser.
3. Brug ice breakers i løbet af dagen. Gør det enkelt med f.eks. en walk & talk.

Husk brændstoffet

Mange tænker ikke over det, men maden spiller faktisk en ret væsentlig rolle. Det er det man samles om, et smalltalk-emne og det er så vigtigt, at der bliver serveret gode måltider som giver god energi, til at få det optimale ud af konferencen. Og så husk at tage højde for gæsternes kulinariske behov, som allergier eller kostpræferencer.

Det kan også være din virksomhed stiller krav til bæredygtighed. Især mindskning af madspild og grønnere retter er et område, hvor mange kan sætte ind. Spørg derfor konferencestedet om de har igangsat indsatser for at minimere madspild eller om de kan skabe en plantebaseret menu.

Hos DGI Huset Vejle arbejdes der for et bæredygtigt køkken, hvor der købes ind med omtanke og madspild skal undgås så meget som muligt. Bl.a. bager de selv deres eget brød og stiller store krav til både leverandører og deres råvarer. Og så sørger kokkene for at levere den helt rette brændstof til alle deltagere.

Opsamling, evaluering og afrunding  

Når konferencen afsluttes, er det utrolig vigtigt at få samlet op og evalueret, da det kan hjælpe til at forberede arrangementet til en anden gang. I kan bl.a. sende et evalueringsskema ud til deltagerne, hvori der spørges nærmere ind til, hvad der virkede godt og hvad der kunne optimeres til næste gang.

Mangler du hjælp til at planlægge din næste konference?

Så tag fat i DGI Huset Vejle og få inspiration til at afholde konferencer, der er tæt på det hele.

Vejle er Danmarks 2. største kongres- og konferencebyer

• DGI Huset Vejle ligger centralt i Trekantområdet tæt ved tog, motorvejen og Billund Lufthavn, hvilket gør logistikken let for alle deltagere.
• Derudover råder de over knap 1.000 GRATIS parkeringspladser, lige udenfor døren.
• Fra Vejle Banegård: Ca. 20 minutters gåtur eller 7 minutter i taxa.
• Fra Billund Lufthavn: 30 minutter i bil.
• Vejle har mere end 1.300 hotelværelser, hvoraf de 500 ligger i gåafstand fra DGI Huset Vejle.